CPAみゆきのフリーランス応援マガジン

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これから独立する人がメールアドレスで失敗しないために気を付けたいこと

会社を辞めて独立するとなると、これまでの会社のメールアドレスが使えなくなります。

はたと気づくのが、仕事用のメールアドレスをどうするか。

GメールやYahooメールのようなフリーメールも考えられますが、ググってみると、仕事用のメールアドレスにフリーメールはダメ、と書かれていたりもします。 

ではどうすればいいのでしょう?

わたし自身、メールアドレスには苦労しました。そんな経験も踏まえて気をつけるポイントをお話しますね。

 

結論その1:取引の相手先が官公庁や企業の場合は、フリーメールは避ける

GメールやYahooメールのようなフリーメールがダメと書いているサイトでは、ダメな理由として信用が得られない、よい印象を与えないと言うことが書いてあったりします。

もちろん、それもフリーメールを避けた方がよい理由の一つですが、重要な理由があります。

 

それは、官公庁や企業では、外部からのメールによるウィルス感染や、迷惑メールなどを回避するため、セキュリティが厳しくなっており、フリーメールだと相手先にメールが到達しない可能性があるのです。

これは、ビジネスをする上で致命的な欠点です。

では、どうすればいいのでしょうか

 解決策としては次の2つが考えられます。

・プロバイダーメールを契約

メールを提供するプロバイダーでは、NiftyBIGLOBE、OCNあたりが実績もあり有名です。

メールを専門に取り扱っているため、サポート体制が厚く、誰でも簡単にメールアドレスを取得できるというメリットがあります。

 

独自ドメインを取得し、レンタルサーバーを借りる

ドメインとは、メールアドレスの@以下の部分で、住所のようなものです。

お名前ドットコムや、ムームードメインと言った会社で取得します。

契約にもよりますが、毎年、登録料や更新料がかかります。

 

レンタルサーバーは、メールを保管するための箱のようなものです。

サーバー会社もあり、エックスサーバーやロリポップ!などが有名ですが、ムームーメールのように、ドメインとサーバーをセットで販売している場合もあります。

自分のウェブサイトを持つ予定があれば、ウェブサイト用にドメインを取得する必要があり、またサーバーも必要になりますので、そのドメインとサーバーを使ってメールアドレスを作ることもできます。

私は、自分の会社のウェブサイトを持っていますが、ウェブサイトを作る際にエックスサーバーを契約し、エックスサーバーの無料ドメインキャンペーンを使ってドメインを取得しました。

会社のウェブサイトの問い合わせ用のメールは、このドメインとサーバーを利用して登録しています。

 

ただし、例外的に、業界としてGメールなどのフリーメールを使うのが一般的であったり、取引が特定の企業に限定され、迷惑メールとみなされる恐れがないような場合、すでに信頼が構築されているような場合は、敢えて有償の契約をする必要はありません

しかし、いったん決めたメールアドレスを変更するのは困難を伴うため(このあたりは、私の失敗談をご参照ください)、将来的に取引先が広がりそうな場合は、有償でメールアドレスを取得しておくことをお勧めします。

 

結論その2:取引の相手先が個人の場合は、業種やその人によりけり

取引の相手方が個人の場合は、あまり気にされないお客様もいらっしゃると思います。

私も、相手がネイリストさんだったり、個人開業の美容師さんであれば、Gメールなどを使われていても、そんなに気にならないと思います。また、個人のメールボックスでは、フリーメールだからと言って即迷惑メールに振り分けられるわけではありません。

ただし、税理士や司法書士といった、固い職業の場合は、フリーメールだと少し気になるかもしれません。

 

取引の相手先が個人の場合は、業種や受け取る人によりけり、というのが私の感触です。

 

私の失敗談

私も前の会社を辞める前に、独立後のメールアドレスについてとても悩みました。

いろいろ調べましたが、まず仕組みがよくわからない。

そして、本当に有償にする必要があるのか、どの方法がいいのか、決めきれずにいました。

そうこうしているうち、会社を辞める日が近づき、時間切れでエイヤ、と使い始めていたGメールを使うことにしたのです。

最近は仕事でGメールのアドレスを使う人も増えてきたので全く問題ありません、というブログ記事を目にしたのにも引っ張られました。

ネットにあふれている情報をどこまで信用していいかわからず、もしかすると、フリーメールを使わない方がいい、というのは、プロバイダー会社などが商品を売るための宣伝で言っているのでは、と勘ぐったりしてしまったのです。

しかし、それが間違いの元でした。

その失敗談についてお話しします。

 

私は仕事柄、官公庁や企業の方とメールする機会が多いです。

ある一部上場企業の方から、社内規定でフリーメールは受けられないんです、と言われたことがありました。

メールは届いているものの、先方に危険なメールです、というフラグ付きで届いたことが、返信メールからわかったこともありました。

メールが届かず返ってきたことも何度かありました。

 

独立してしばらくでそのような問題が生じてきたため、結局メールアドレスを途中から変更することにしました。

独自ドメインのメールやプロバイダーのメールを検討しましたが、同じ公認会計士仲間を見渡してみると、公認会計士協会が無償貸与してくれるメールアドレスを使っている人が多い事に気づきました。

そこで公認会計士協会のメールアドレスを使うことにしたのですが、次のような問題が起こっています。

 

・完全な切り替えは難しく、相手によっては仕事用にGメールを継続している。

・切り替えた場合でも、過去のメールを見たい場合はGメールを見に行かないといけない。

これらにより、二重管理が生じてしまっている。

公認会計士協会のメールアドレスは、公認会計士協会独自ドメインであるものの、やや特殊なものであるためか、官公庁で弾かれた事例があった。

 

GメールにはGメールの良さがあり、捨てきれない部分もあります。

そこで、メールアドレスに独自ドメインを設定でき、Googleのサービスがそのまま利用できる、G Suiteに思い切って移行しようかと考えたりもしています。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

 

しかし、そうすると、二重管理どころか、三重管理になる可能性も生じます。

さらに言うと、Gメールと公認会計士協会のメールアドレスのほか、個人用にYahooのアドレス、ウェブサイト用のアドレスも利用しているため、実際にはアドレスが5つとなってしまいます。

独立して2年も経つのに、このようにいまだに迷走中です。

 

まとめ

フリーメールを利用するか、メールサービス会社や独自ドメインで有償のメールアドレスを取得するかは、相手先により変わってきます。

いったんメールアドレスを使い始めると、あとから変更するのはかなりの困難を伴います。

皆さんは私のようにならないよう、独立前にはぜひしっかりメールアドレスを検討してくださいね。

今なおメールアドレスについてはいろいろ情報収集中ですが、次のサイトがとてもしっかり説明されていて参考になりました。

よろしければ見てみてくださいね。

https://kukuli-blog.com/work-email-address/

 

また、フリーランスの方々がどんなメールサービスを利用しているかをこちらでまとめていますので、ぜひご覧ください。 

miyukicpa.hatenadiary.jp